RED IMPACTO MUJER (ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO) – MANUAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

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INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como finalidad dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en la cual se regula los deberes en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de personas naturales, entre los que se encuentra el de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos mediante el cual se garantice el correcto cumplimiento de esta Ley.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Nombre y/o razón social: RED IMPACTO MUJER. Domicilio: Medellín- Antioquia Dirección: CR 43 A 18 SUR 135 OF 734 ED. SAO PAULO PLAZA 

Correo electrónico: info@redimpactomujer.org Teléfono: 3135405/5573

2. MARCO LEGAL: 

Constitución Política, artículo 15. Ley 1581 de 2012. Decretos reglamentarios: 1727 de 2009 y 2952 de 2010 Decreto reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C-1011 de 2008, C-748 de 2011, de la Corte Constitucional.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la Red Impacto Mujer, cuyo titular sea una persona natural.

4. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS:

RED IMPACTO MUJER CULTURA ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera: 

BASES DE DATOS DE MIEMBROS DE ASAMBLEA GENERAL Y CONSEJO 

DIRECTIVO: Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal de los miembros de la Asamblea General y del Consejo Directivo de la RED IMPACTO MUJER. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina la RED IMPACTO MUJER 

BASES DE DATOS DE TERCEROS Y/O PROVEEDORES: Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal de terceras personas que prestan y/o suministran bienes y/o servicios a la RED. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina RED IMPACTO MUJER. 

BASE DE DATOS DE DONANTES: son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen información de los DONANTES Y/O BENEFACTORES de la RED IMPACTO MUJER, que por mera liberalidad apoyan y fomentan el desarrollo del objeto social y la actividad principal de la entidad. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina la RED IMPACTO MUJER. 

BASES DE DATOS DE EMPLEADOS: Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente a la RED IMPACTO MUJER. Con el tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina la RED IMPACTO MUJER cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. 

5. DEFINICIONES:

Las palabras y expresiones objeto de definición tienen el significado que se les da en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas complementarias.

Aviso a la privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales. 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. 

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. 

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. 

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso 

indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual. 

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 

Encargado de protección de datos: Es la persona dentro de la RED IMPACTO MUJER que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia. 

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

RED IMPACTO MUJER aplicará los siguientes principios específicos, que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales 

Principio de Acceso y Circulación Restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable con contraseñas u otros mecanismos de seguridad, para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la RED IMPACTO MUJER será de medio y no de resultado. 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones dentro de RED IMPACTO MUJER Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que LA RED IMPACTO MUJER realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, y demás decretos reglamentarios. 

Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

Principio de seguridad: RED IMPACTO MUJER como responsable y/o 

encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Principio de transparencia: RED IMPACTO MUJER garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 

Principio de veracidad o calidad: RED IMPACTO MUJER garantiza la debida diligencia para que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; sean veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. 

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expresa e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, con ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

LA RED IMPACTO MUJER reconoce y garantiza a los titulares de los 

datos personales los siguientes derechos: 

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RED IMPACTO MUJER en su condición de responsable del Tratamiento. 

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a LA RED IMPACTO MUJER salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización. 

c. Recibir información por parte de RED IMPACTO MUJER previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

d. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

e. Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios derechos y garantías legales y constitucionales. 

8. DEBERES DE LA RED IMPACTO MUJER FRENTE AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Por ello, el tratamiento de la información se encuentra enmarcada dentro de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada LA RED IMPACTO MUJER y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. Se atenderán los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en la normatividad vigente a saber: 

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos 

que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

h. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 

i. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; 

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 

l. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

9. AUTORIZACIÒN Y CONSENTIMIENTO DE TITULAR:

La RED IMPACTO MUJER requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. 

La autorización para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 

– El titular quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente. 

– Los causahabientes del titular quienes deberán acreditar tal calidad. 

– El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

– Otro a favor para el cual el titular hubiere estipulado. 10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En el cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, los procesos de recolección, almacenamiento, actualización y uso de datos personales, se someterán a los principios que a continuación se establecen; advirtiéndose que se tratara sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Así, se restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y se solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. LA RED IMPACTO MUJER utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando: 1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. 2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. 3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; En adición a lo anterior, LA RED IMPACTO MUJER cumple con las siguientes obligaciones: 

– Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 

– Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso. 

– No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles, así mismo, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos: 

– Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento. 

– Cuando por Ley no sea requerido el arrojamiento de dicha autorización. 

– Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular. 

– Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

11. AVISO DE PRIVACIDAD:

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la RED IMPACTO MUJER y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

12. GARANTÍAS DE DERECHO AL ACCESO:

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la RED IMPACTO MUJER pondrá a disposición de este previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada los respectivos datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. 

13. CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATO:

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de LA RED IMPACTO MUJER. En consecuencia, se garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de LA RED IMPACTO MUJER. 

De igual forma, LA RED IMPACTO MUJER se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta. 

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. 

14. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATO:

La RED IMPACTO MUJER procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional a realizar el registro de su base de datos ante el Registro Nacional de Base de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y comercio. El RNBD., es el directorio público de la base datos sujetos a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:

En cumplimiento del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la RED IMPACTO MUJER adoptará las medidas 

técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida y consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

16. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL: 

Atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la RED IMPACTO MUJER, esta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumpla los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir incluso a nivel internacional, los datos personales. 

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la RED IMPACTO MUJER tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relaciones con la RED IMPACTO MUJER y solamente mientras esta dure no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en la ley. 

17. RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

LA RED IMPACTO MUJER, se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

18. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE LAS BASE DE DATOS

La presente política rige a partir de su aprobación por el ente competente Junio 30 -2016 

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación, obligación o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la RED IMPACTO MUJER.

19. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA 

Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento de la información se comunicará de forma oportuna y eficiente a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto y comunicación.